Adressenbestand spil van goed relatiebeheer
Voor veel organisaties is het zuchten en zwoegen als er een belangrijke mailing (per post of e-mail) de deur uit moet. Op de valreep moet het adressenbestand nog worden bijgewerkt. Soms zijn er twee bestanden, of drie. En niet zelden staat een en dezelfde relatie meerdere keren in het bestand. De belangrijke mailing kan zomaar vier keer op dezelfde deurmat ploffen. Maar of dat nu de manier is om je boodschap bij je relaties onder de aandacht te brengen…
Veel organisaties verkijken zich op het belang van een valide leden- en donateursadministratie. Het is de spil van goed relatiebeheer en dé manier om contact te onderhouden met je achterban, met vrijwilligers en donateurs. Goede adressen zijn geld waard! Het voorkomen van dubbele adressen bespaart bovendien veel kosten. Redenen genoeg om het adressenbestand kritisch onder de loep te nemen.
Dagelijkse kost
Voor Transmissie-adviseur Gert Vernhout is het stoeien met adressenbestanden dagelijkse kost. In de afgelopen 25 jaar heeft hij tal van organisaties geholpen met het ontwarren en integreren van onsamenhangende adressenbestanden. Bij het Kadaster in Arnhem betrof dit de implementatie van een SAP-module waarin o.a. de klantrelaties moesten worden beheerd.
Bij de brancheorganisatie Ingrado heeft hij de bouw van een nieuwe (webgebaseerde) ledenadministratie annex relatiebeheersysteem gecoördineerd en geholpen bij het (geautomatiseerd) omzetten van de bestaande bestanden en de medewerkers begeleid in het gebruik van het systeem.
Steeds weer gaat het om dezelfde vragen: Welke gegevens staan er in, welke rubrieken worden gebruikt, welke gegevens ontbreken, welke gegevens komen dubbel voor?
Compleet en actueel
Er zijn verschillende manieren om tot een compleet en actueel adressenbestand te komen.
In de meeste gevallen moet een bestaand bestand eerst grondig worden opgeschoond. Dit varieert van het systematisch doornemen van de gegevens (arbeidsintensief) en het koppelen van bestanden tot het maken van selecties en sorteringen die structureel zwakke plekken bloot leggen en het verwijderen van incomplete en onbruikbare adressen.
Het actueel houden van een relatiebestand, zeg maar het beheer, is weerbarstige materie. Een deel van de veranderingen in de werkelijkheid onttrekt zich aan de waarneming van de organisatie (adreswijzigingen worden niet ingestuurd of niet goed verwerkt). Daarom is het noodzakelijk een structureel proces in te richten dat je de bezemwagen kunt noemen. Door periodiek het bestand structureel te controleren kan het verrommelen van het bestand voorkomen worden.
Verantwoordelijkheid voor iedereen
Het schoon en actueel houden van een bestand moet een verantwoordelijkheid zijn van iedereen die externe contacten onderhoudt. In de praktijk is dat iedereen, want wie onderhoudt er nu geen relaties! Alleen als iedereen zijn of haar bijdrage levert, blijft het bestand schoon en actueel.
Het blijkt in de praktijk niet eenvoudig om iedereen te doordringen van het belang van een juiste en actuele registratie van hun relaties en het delen van deze informatie met anderen. Het is overigens wel mogelijk om de daadwerkelijke mutaties door een speciaal team te laten uitvoeren of goedkeuren.
Een CRM-project is dán succesvol wanneer de actuele en complete adressen in het nieuwe systeem goed toegankelijk zijn en de genoemde processen vast verankerd zijn in de organisatie en deel uitmaken van de dagelijkse praktijk.
Meer informatie
In zijn rol als informatiearchitect en webadviseur adviseert Gert Vernhout u graag over de specifieke oplossingen voor uw organisatie om de adressenbestanden (weer) onder controle te krijgen en up-to-date te houden. Gert is bereikbaar via 0183 - 682824.
